چگونه میان کارمندان تعامل ایجاد کنیم؟ - وبلاگ شکوفه

به گزارش وبلاگ شکوفه، کارمندان تان را برای انتقال دانش بین یکدیگر تشویق کنید

دیوید تسوایک، یکی از استادان دانشگاه مک مستر، درباره مقوله تشویق برای اشتراک گذاری دانش اذعان می نماید، با وجود تاکید بسیاری از سازمان ها بر کار گروهی، بسیاری از جوایز و پاداش ها براساس دستاوردهای فردی داده می شوند. از این رو، یکی از اولین گام هایی که مدیران باید برای تشویق افراد در راستای به اشتراک گذاری دانش میان کارمندان بردارند، این است که بر اهمیت بهره وری گروهی بیشتر از بهره وری شخصی تاکید نمایند. نباید فراموش کرد که تعدادی ابزار مفید برای به اشتراک گذاری دانش بین کارمندان تان هست. در ادامه مباحثی در ارتباط با راهبردهایی برای ترکیب سه مورد از این ابزارها بیان نموده ام. با خبرنگاران همراه باشید:

• برای به اشتراک گذاری دانش از ابزار Kanban بهره ببرید.

اگر شما از قبل با برنامه ریزی Kanban آشنایی ندارید، این برنامه بسیار ساده است. Kanban یک سیستم گردش کاری است که شما را کمک نموده که وظایف خود را در قالب سطل هایی سازمان دهی کنید. اغلب این سطل ها مراحل مختلف فرآیند گردش کاری شما هستند. برای مثال شما امکان دارد، سطل هایی برای ایده پردازی، نمونه اولیه، توسعه و خاتمه کار داشته باشید. همین طور که پروژه از مرحله ایده پردازی به سمت مرحله خاتمه کار به جلو می رود، شما می توانید ببینید که آنها در چه مرحله ای قرار داشته و از سررسید به واقعیت پیوستن اهداف مشتریانتان حمایت کنید.Atlassian و Kanbanize دو نمونه از ابزارهای Kanban هستند. با حرکت پروژه بین مراحل فرآیندی که شما در نظر گرفته اید، می توانید ببینید که کدام یک از کارمندان روی پروژه دیگری در مرحله دیگر کار انجام می دهد. این مساله نه تنها باعث ایجاد شفافیت برای شما می گردد، بلکه به طور اتوماتیک دانش بیشتری راجع به پیشرفت پروژه و احتیاجهای حال آن در اختیار کارمندانتان می گذارد.

• استفاده از یک اینترانت جمعی برای تشویق تعامل کارمندان باهم

اینترانت یک سرویس منحصربه فرد سازمانی است که به عنوان یک پایگاه اجتماعی، مرکز اطلاعات و پرتال ارتباط کارمندان عمل می کند. مثال هایی از خدمات اینترانت شامل Honey، lgloo و Slack است. اگرچه Slack از واژه اینترانت برای شرح خدمات خود بهره نمی برد، وسایل ارتباطی آن مثل چت و به اشتراک گذاری فایل مانند محصولات مفید اینترانت هستند. همه این خدمات به کارمندان مجوز داده که اطلاعات شان را با همکاران شان به اشتراک گذاشته و بسکمک از افراد با استفاده از برچسب موضوعات، قابلیت جست وجو شدن اطلاعاتی که قبلا به اشتراک گذاشته را بیشتر می نمایند. این موارد به کارمندان مجوز داده که اطلاعات مرتبط با مسائل مشترک را جست وجو نموده و به اشتراک بگذارند و احتیاج به مدیر برای مداخله را کم نمایند.

با وجود اینکه این ایده که به کارمندان این توانایی را داده تا در سطح گسترده سازمانی باهم در ارتباط باشند، یک ایده خوب است؛ تحقیقات نشان داده است که به اشتراک گذاری دانش، بیشتر در بین افرادی که موقعیت های مشابه دارند روی می دهد. این موقعیت ها می توانند در یک بخش یا در یک رده از سلسله مراتب سازمانی باشند که در سراسر بخش، پخش شده اند. این به آن معنی است که علاوه بر داشتن سرویس اینترانت سازمانی، ایجاد گروه های متمرکز شبکه ای که در آن کارمندان به راحتی بتوانند دانش مرتبط با خود را به طور خاص با گروه خود به اشتراک بگذارند، کار عاقلانه ای به شمار میرود.

• ابزار یادداشت برداری برای به اشتراک گذاری استراتژی ها.

با وجود اینکه اینترانت سازمان مکان مناسبی برای به اشتراک گذاری دانش با اعضای گروه است، کارمندان گاهی اوقات به سرویس غیررسمی به اشتراک گذاری دانش بیشتری احتیاج دارند. Evernote یک ابزار عالی و چند سطحی، برای چنین موردهایی است چراکه کارمندان می توانند یادداشت های متنی، تصاویر، یادداشت های دست نویس دیجیتالی و تصاویر و یادداشت های صوتی را بوجود آورده و با همکارانشان به اشتراک بگذارند.بهتر از همه این است که این ابزار اطلاعات موبایل و رایانه شما را به طور اتوماتیک قابل هماهنگی است. هرجایی که ایده ها به فکر افراد برسد آنها آن را در برنامه Evernote خود محفوظ داشته و وقتی به دفتر کار رسیدند آن را با همکاران شان به وسیله ویندوز به اشتراک می گذارند. امکان دارد، این طور به نظر برسد که این نوع از به اشتراک گذاری دانش در مقایسه با روش های رسمی ت ر مانند مطالعه موردی یا گزارش نویسی غیرحرفه ای تر است. با این حال ارتباطات گاه به گاه بین کارمندان به وسیله برنامه یادداشت برداری به سهولت ارتباط مداوم بین کارمندان می تواند منجر گردد. وقتی که کارمندان منظم در ارتباط باشند، به اشتراک گذاری دانش به طور طبیعی بیشتر و در اغلب اوقات روی می دهد. با وجوداینکه ابزارهای سنتی به اشتراک گذاری دانش در محل کار قطعا باارزش هستند، ما احتیاج به بازسازی نحوه تشویق کارمندانمان برای به اشتراک گذاری دانش داریم. با استفاده از برنامه یادداشت برداری، سیستم های اینترانت و ابزار گردش کار پروژه، کارکنانتان می توانند آغاز به اشتراک گذاری دانش در یک قالب نو و مفید را مشاهده نمایند.